Mijn digitale werkplek. Altijd beschikbaar.

Als je als zorgmedewerker veel onderweg bent, wil je graag actuele informatie bij de hand hebben. Maar hoe regel je dat als die informatie versnipperd over allerlei systemen staat?

Midden in Zuid-Holland, in de regio Rotterdam, is een zorgaanbieder met meer dan 2800 medewerkers actief. Pameijer ondersteunt mensen voor wie meedoen aan de samenleving lastig is. Bijvoorbeeld door psychosociale of psychiatrische problemen of een licht verstandelijke beperking. Of het nu gaat om opgroeien, opvoeden, wonen, werken, vrije tijd of sociale contacten. De hulpvragen van cliënten variëren, maar altijd wordt uitgegaan van de mogelijkheid om te ontwikkelen. Met de ondersteuning die daarvoor nodig is. Voor sommigen is dat begeleid werken. Voor anderen is dat wonen met 24 uurs ondersteuning.  

De hulpverleners van Pameijer zijn veel onderweg en daarom afhankelijk van een goed registratie- en rapportagesysteem. Helaas is het ECD (Elektronisch Cliënten Dossier) dat zij gebruiken voor een belangrijk deel van de rapportages niet toegankelijk op alle devices. En dat betekent dat hulpverleners niet altijd de meest actuele informatie tot hun beschikking hebben. Genoeg reden voor Evert Janssen, Manager I&A bij Pameijer, om op zoek te gaan naar een oplossing.

“Onze collega’s moeten op verschillende manieren rapporteren. We hebben urenregistraties voor onze opdrachtgevers, maar rapporteren daarnaast ook over de verleende zorg” legt Evert Janssen uit. 

“Om op de juiste manier prioriteiten in te schatten moeten onze collega’s wel alle informatie hebben. En met het huidige systeem was dat onderweg niet goed mogelijk. Daarom zijn we op zoek gegaan naar een oplossing die informatie uit meerdere bronnen kon weergeven. Ten eerste natuurlijk de rapportages, zodat collega’s altijd de meest actuele informatie en voortgang zien” Evert benadrukt hierbij dat het niet om een planningssysteem of een takenlijst gaat, maar dat de inhoud van de zorg centraal staat. “Daarnaast wilden we graag meer informatie voor onze collega’s toevoegen.” voegt hij toe. “Bijvoorbeeld informatie van intranet, agenda’s of belangrijke documenten uit de kennisbank.”

De klik tussen Enigmatry en Pameijer was er snel, waarop de partijen besloten een minimal viable product (MVP) te ontwikkelen. Omdat het product gebruikt moet worden door honderden zorgverleners bij Pameijer is Evert eerst, samen met zijn collega’s, gaan praten met de zorgverleners. Centraal stond de vraag; wat hebben jullie nodig om jullie werk beter en efficiënter te kunnen doen? En daar zijn een aantal user stories uitgekomen. “Deze user stories hebben we uitgewerkt en daar is een schets van een MVP uitgekomen. We hebben het heel bewust niet teveel uitgewerkt. Omdat we Enigmatry het vertrouwen en de ruimte wilden geven om zelf een oplossing te ontwikkelen.” Met deze user stories is Enigmatry aan de slag gegaan.

Enigmatry heeft een team met developers in Servië, maar besloot al snel dat deze eerst naar Nederland moesten komen. Op die manier kregen zowel de zorgverleners, het team van Evert als de developers van Enigmatry de kans om elkaar goed te leren kennen. De developers van Enigmatry zijn een aantal dagen met de zorgverleners mee op pad geweest. “Dat was enorm prettig. Het was een goede start van onze samenwerking en gaf de developers de kans om het probleem goed te ervaren. Ze wisten waar ze voor aan de slag gingen en nog belangrijker voor wie.” 

Na een paar dagen vloog het team weer terug naar Servië en ging aan de slag. De developers bij Enigmatry werken op een Agile manier, wat betekent dat in korte sprints producten worden opgeleverd. “Voor ons was dat prettig. Het was voor ons de eerste keer dat we zo’n groot project uit handen gaven en als je dan regelmatig resultaat ziet en dit ook kunt testen ben je toch eerder gerustgesteld.” Pameijer kreeg tweewekelijks een productdemonstratie te zien met het geleverde resultaat. “Voor ons was dit ook een mooi moment om feedback te kunnen leveren en het gesprek aan te kunnen gaan.” Na ruim vier maanden was het project, binnen de deadline, afgerond.

In eerste instantie heeft Pameijer de MVP bij tien teams binnen de organisatie uitgerold, dat zijn ongeveer 250 medewerkers. Zij hebben er drie maanden mee gewerkt en de resultaten zijn goed. De MVP is net geëvalueerd en Evert kan al vertellen dat ze het project over de gehele organisatie gaan uitrollen. “We hebben nu een dashboard dat bruikbaar is op alle devices. Onze collega’s loggen ‘s ochtend in en zien dan alle belangrijke informatie in een oogopslag. Ze zien bij welke cliënten nieuwe rapportages zijn geplaatst, waar het goed gaat en welke cliënten een hogere prioriteit moeten krijgen. Daarnaast is er ruimte voor berichten van Intranet, agenda items en is het mogelijk om snel en eenvoudig  informatie van collega’s op te zoeken. Vooral onderweg is dit ontzettend waardevol om bijvoorbeeld even te kunnen overleggen.” 

Voor Pameijer is daarmee een belangrijk probleem opgelost. De komende maanden gaan Enigmatry en Pameijer onderzoeken hoe ze het dashboard verder kunnen inzetten in de organisatie. “We gebruiken het nu vooral voor onze collega’s in de zorg, maar willen het uiteindelijk graag inzetten voor alle collega’s.” Op die manier kan iedereen zijn dag met de juiste informatie starten.

Pameijer is in eerste instantie gaan kijken naar bestaande oplossingen. “We hebben meerdere producten van partijen naast elkaar gelegd, maar nergens vonden we de ideale oplossing voor ons probleem. Veel van de oplossingen zorgen er wel voor dat je bijvoorbeeld documenten kunt delen en makkelijker kunt samenwerken maar een integratie met ons ECD was niet mogelijk.” De volgende stap was maatwerk en daarom besloot Evert om een specialist op het gebied van digitale werkplekken in de arm te nemen, Mixit. En via Mixit kwamen ze bij Enigmatry uit.

Wil je meer weten over dit project en hoe wij jou kunnen helpen? Wij helpen je graag verder!

Neem contact op via:

Email: sales@enigmatry.com

Telefoon: 010 - 240 99 29